北京诚栋公益基金会会计档案管理制度
发布时间：2024-10-16 11:12:32 浏览数：
为加强北京诚栋公益基金会（以下简称基金会）会计档案管理，有效保护和利用会计档案。根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第一条 会计档案的定义
本制度所称会计档案是指基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映基金会各项业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第二条 会计档案管理的职责
财务部负责会计档案的收集、编号整理、保管、调阅、借阅、销毁等工作，对会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
第三条 会计档案的范围
(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
(四)其他会计资料，包括审计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、投资活动专项档案、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。会计电算化存储在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
第四条 会计档案的装订及编号
会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管。
（一）会计凭证装订前的准备工作：
（1）摘除凭证内的金属物（如订书钉、回形针等），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
（2）分类整理、检查凭证顺序编号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否齐全。
（二）会计凭证装订时的要求：
（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
（2）凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
（三）会计凭证装订后的注意事项：
（1）每本封面上填写好凭证日期、凭证册数、起止号码、凭证张数；
（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
第五条 会计档案的保管要求
（一）会计档案室设立在三楼财务档案室内，并备有防火器材。由基金会会计负责会计档案的保管工作；
（二）会计档案应放在专用的档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；
（三）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬；
（四）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；
（五）设置档案目录登记簿、档案查阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
（六）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
第六条 会计档案的保管年限
（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年；
（二）银行存款余额调节表和银行对账单10年；
（三）现金和银行存款日记账30年；
（四）明细账、总账、辅助账30年；
（五）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管10年；
（六）月、季度会计报表(包括文字分析)10年；
（七）年度会计报表(包括文字分析)永久；
（八）会计档案移交、保管及销毁清册永久；
（九）主要财务会计文件、合同、协议永久；
（十）投资活动专项档案20年。
第七条 电子会计档案
（一）财务信息化会计档案的涵义：财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘等形式的会计数据。基金会财务信息化档案存储在移动硬盘上，由基金会会计负责保管和定期检查；
（二）基金会财务信息化档案存储内容包括用友财务软件备份的程序文件、科目体系、各类编码、记帐凭证、会计帐簿、会计报表、电子票据等数据；
（三）财务信息化会计档案每半年进行复制一次，每季度进行检查，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失；
（四）对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；
第八条 会计档案的借阅
（一）财务人员因工作需要查阅财务档案， 须按规定顺序及时归还原处 ；
（二）基金会其他人员若因公需要查阅财务档案，须经上级领导审批同意后，方能由档案管理人员接待查阅；
（三）基金会以外人员因公需要查阅财务档案时，应经秘书长同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅财务档案人的工作单位、查阅日期、财务档案名称及查阅理由；
（四）查阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册。也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经秘书长批准后方能携带外出或复制原件,并限期归还)；
（五）财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本基金会财务负责人的批准，重要数据必须经秘书长批准。重要数据是指对基金会具有重大影响的数据。
第九条会计档案的移交
（一）基金会会计档案于每个会计年度后移交。移交会计档案应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案编号、档案名称、册数、起止年度、应保管期限和已保管期限等内容；
（二）交接会计档案时,出纳应当按照会计档案移交清册所列内容与会计逐项交接,并由秘书长负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章；
（三）电子会计档案应当与其原数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受人员应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第十条 会计档案的销毁
（一）会计档案保管期满，需要销毁时由财务部提出销毁意见，编造会计档案销毁清册，经理事会批准后方可予以销毁；
（二）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证应单独抽出，另行立卷，由财务部保管到结清债权债务时为止；
（三）销毁档案由财务部和行政部共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本基金会领导，一份归入档案备查。
第十一条 本制度由基金会财务部制定、解释和修订。
第十二条 本制度经第三届理事会三次会议通过，自2024年8月19日起执行。
