北京诚栋公益基金会档案管理制度
发布时间：2024-10-16 11:14:09 浏览数：
第一章 总则
第一条：为了加强北京诚栋公益基金会（以下简称基金会）各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高文书档案的综合利用效率，特制定本制度。
第二条：基金会秘书处办公室负责各类档案的收集、整理、保管（会计档案除外）。
第三条：基金会日常工作中应切实加强对各类档案文件的管理。各类文件除应以纸质资料存档保管外，还应以电子文件形式进行整理和保存备份。需进行网上信息公开的文件资料要及时按要求进行信息公开，接受社会监督，并将所有信息公开资料、内容等按时间、类别进行单独整理保存。
第二章 档案归档范围
第四条：基金会档案实行分类管理，包括行政类档案，合同协议类档案，外联档案，项目档案，证件、资质及制度类档案和志愿者档案等六大类，基金会各项资料按类别分别进行存档保管。
第五条：各类档案具体包括内容如下：
（一）行政类：行政档案包括会议记录、培训交流、基金会发文、工作简报、基金会收文、资产物资保管台账等。
（二）合同协议类：包括捐赠协议、采购协议、服务合作类协议等。
（三）外联档案：包括宣传册/页/LOGO等设计图、媒体传播、项目反馈、监事理事联系表、捐助人联系表、合作点/机构/人员联系表等。
（四）项目档案：基金会组织开展的各公益项目的全部项目资料。包括立项申请书、项目方案、项目过程资料、项目总结报告、项目新闻媒体报导等资料。
（五）证件、资质、制度类：证件资质包括机构证件、机构资格、年检报告、基金会章程、评估报告等；制度类文件包括基金会制定的各项规范管理制度。
（六）志愿者档案类：包括志愿者人员登记表、志愿者服务记录、志愿服务合同或协议等。
第三章 档案管理
第六条:秘书处档案管理人员应建立和完善档案借阅手续。内部借阅，应做好借阅登记按时归还，无特殊情况不得带离办公场所。
第七条：基金会各类档案原则上不外借，确需外借时，必须由借阅人或借阅单位提出申请，经秘书长批准后方可借出，并及时归还。
第八条：基金会过期档案或失效档案的销毁，应由档案管理人员编制档案处理清单并提出申请，经相关部门负责人共同确认无误后，报理事会审批后方可进行。任何人不得擅自进行基金会档案资料的处理、销毁。
第九条：基金会各类档案的保管期限应严格按有关法律法规的规定执行。无具体规定的，应视工作需要及相关主管部门的要求进行保管。
第十条：秘书处档案管理人员要不断加强业务学习，提高档案管理工作水平。按照档案管理制度的要求，及时做好档案的收集、整理、更新、分类归档等各项工作。
第十一条：秘书处档案管理人员要熟悉各类档案的存档情况，合理有效利用档案信息，为基金会事业发展服务。
第十二条：本规定由基金会秘书处负责制订、解释和修改。
第十条：本制度经第三届理事会三次会议通过，自2024年8月19日起执行。2015年制定的《北京诚栋公益基金会档案管理制度》同时废止。
附表：（一）《北京诚栋公益基金会档案分类目录》
（二）《北京诚栋公益基金会存档案卷目录索引》
